ارتقای فرهنگ رسیدگی به ایمیل‌

البته تاکتیک‌های زیادی برای رسیدگی به ایمیل‌‌ها وجود دارد، اما بگذارید نگاهی بیاندازیم به این هفت طبقه‌بندی و این‌که هر کدام را چطور به کار بگیریم.

هفت طبقه‌بندی ایمیل‌
۱. نیازی به پاسخ ندارد و آن‌قدری مهم نیست که خوانده شود. ایمیل‌‌های این طبقه را یا آرشیو یا حذف کنید! اگر یک خبرنامه است که هرگز نمی‌‌خوانید، لطفی به خودتان بکنید و عضویت خودتان را لغو کنید. اگر اطلاعاتی واقعا آن‌قدر مهم باشد، مطمئن باشید جور دیگری به دستتان می‌‌رسد، مثلا از طریق شبکه شخصی خودتان.
۲. ذخیره کردنی‌ها. برای مثال رسید‌های پرداخت مالیات، ایمیل‌‌های خوب و اطلاعاتی که وقتی روی پروژه‌ای شروع به کار کردید، به کارتان خواهند آمد. می‌‌توان برای این نوع ایمیل‌‌ها پوشه‌های جداگانه درست کرد، اما در طبقه‌بندی زیاده‌روی نکنید، اگر حس کردید در حال درست کردن پوشه‌های زیادی هستید، زندگی یا کارتان را ساده‌تر کنید و هنگامی که واقعا نیاز دارید یک ایمیل‌ را پیدا کنید، از قابلیت جست‌و جو استفاده کنید.
۳. پاسخ اختیاری. نیازی به پاسخ‌دادن ندارد، اما اگر پاسخ بدهید مودبانه‌تر است.
۴. برای خواندنشان زمان بگذارید. خواندنش خوب است، اما ضروری هم نیست. تلاش کنید تمام ایمیل‌‌هایی که به این طبقه می‌‌خورند را این‌جا قرار دهید (و طبقه قبلی). این روشی مناسب برای بهبود عملکرد شما در رابطه با ایمیل‌‌ها است.
۵. باید همین امروز جوابشان را بدهید. اگر مهم و ضروری است، همان لحظه جواب بدهید، یا در انتهای روز کاری هنگامی که در حال پاک کردن صندوق ایمیل‌‌تان هستید.
۶. نیازمند به پاسخگویی هستند اما نه امروز. (برای مثال ایمیل‌‌هایی که از طرف مدیر، شریک کاری یا مشتری هستند) اگر ایمیل‌‌ای نیازمند این نیست که همین امروز پاسخش را بدهید، ‌آن را درون پوشه‌ای قرار دهید که نامش، همان روزی است که باید پاسخش را بدهید (برای مثال دوشنبه، سه‌شنبه) سپس در آن روز، به همان پوشه بروید. برای مثال ممکن است یک روال صبحگاهی را دنبال کنید که شامل «باز کردن پوشه ایمیل‌‌های امروز» می‌‌شود. چندتایی ابزار برای خودکار‌سازی این فرآیند وجود دارند، برای مثال: rightinbox برای جی‌میل و Followupthen.com یا followup.cc.
۷. نامشخص. به جای این‌که سردرگم شوید، آن را در یکی از طبقه‌بندی‌های بالا قرار دهید که احتمالا یک یا دو خواهد بود.
برای ایمیل‌‌هایی طبقه‌‌های 2 تا 5، بهتر است پوشه داشته باشید، بسته به پروژه‌ها برای طبقه دو، می‌‌توانید چندین پوشه داشته باشید. در مورد طبقه‌‌های ۳ و 4 فقط یک پوشه باید برای هر کدام باشد.
طبقه‌ 5 هم باید چندین پوشه جداگانه داشته باشد،‌یک پوشه برای هر روز هفته و یک مجموعه دیگر از پوشه‌ها برای هر ماه، یا این‌که می‌‌توانید با استفاده از برخی ابزارهای توصیه شده این روال‌ها را خودکار کنید.

یک زمان مشخص برای رسیدگی به ایمیل‌ها اختصاص دهید. من هر روز کاری نیم ساعت را به تمیز کردن صندوق ایمیل‌ها اختصاص می‌دهم و ایمیل‌های نخوانده را به صفر می‌رسانم.

بررسی ایمیل‌‌ها را کارآمدتر کنید
یک زمان مشخص برای رسیدگی به ایمیل‌‌ها اختصاص دهید. من هر روز کاری نیم ساعت را به تمیز کردن صندوق ایمیل‌‌ها اختصاص می‌‌دهم و ایمیل‌‌های نخوانده را به صفر می‌‌رسانم. این روش ساده‌تر از مرتب کردن صندوق‌پستی در طول کل روز است. چرا؟ به دلیل اصلِ «گروه‌بندی».
هرچـه کمتر میان فعالیت‌های مختلف جابه‌جا شوید، کارآیی بیش‌تری خواهید داشت.
اگر ایمیل‌‌های فوری دریافت کردید چه؟ به همین دلیل ایمیل‌‌ام را در طول روز مرتب چک می‌‌کنم (هر یک ساعت یک بار) تا ببینم آیا چیز فوری و مهمی رسیده است یا خیر. اگر یک ایمیل‌ نیاز به پاسخ فوری داشته باشد،‌ این کار را انجام می‌‌دهم. اگر نه، پاسخ را برای انتهای روز نگه می‌‌دارم. این را یادتان باشد: گدشت زمان زاویه دید بهتری به شما می‌دهد. هرچه بیشتر برای ارسال پاسخ یک ایمیل‌‌ صبر کنید، درباره آن مسئله دیدگاه بهتری پیدا می‌‌کند. برخی اوقات، در انتهای روز، مسئله خودبه‌خود حل شده است. هنگامی که مردم این چیزها را برای خودشان کشف می‌‌کنند، در این فرآیند کارآمدتر می‌‌شوند.
هرزمان که در حال چک کردن ایمیل‌ نیستید، برنامه یا صفحه خود را ببندید یا جوری مخفی‌اش کنید که شاهد رسیدن ایمیل‌‌های جدید نباشید. به این صورت، انرژی ناخودآگاهِ خودتان را صرف می‌‌کنید و دائم در فکر ایمیل‌‌ها هستید و قطعا هر نوع اعلام (notification) برای ایمیل‌‌های جدید را خاموش کنید (تصویری یا صوتی). شما در یک نیروگاه هسته‌ای کار نمی‌‌کنید. (حتا اگر هم کارتان در نیروگاه باشد، کارهایی که واقعا ضروری باشند از طریق ایمیل‌‌ ارسال نمی‌‌شوند.)
وقتی یک بار در روز مشغول رسیدگی به ایمیل‌‌ها هستید (که توصیه می‌‌کنم این کار را در انتهای روز کاری انجام دهید که انگیزه‌ای هم برای هر چه سریع‌تر کردن این کار داشته باشید)، یک هدف برای رسیدگی سریع به ایمیل‌‌ها برای خودتان قرار دهید، چیزی مثل یک بازی (حتی می‌‌توانید از ابزار Email game استفاده کنید). به خودتان بگویید :«بعدی، بعدی، بعدی» و همین‌طور بیشتر ایمیل‌‌ها را یا پاک کنید یا آرشیو.
نامه‌های کوتاه‌تر بنویسید. آن چیز اصلی که می‌‌خواهید در میان بگذارید چیست؟ آن را دقیق بگوید. هر چه ایمیل‌ کوتاه‌تر باشد، پاسخی که دریافت می‌‌کنید کوتاه‌تر می‌‌شود و در زمان صرفه‌جویی می‌‌کنید.
اما دوستانه و مثبت برخورد کنید. ایمیل‌‌ها می‌‌توانند در سازندگی یا خراب شدن رابطه‌ها تاثیر خیلی سریعی داشته باشند. من همیشه تلاش می‌‌کنم مهربان و مشتاق برخورد کنم و ابتدا یا انتهای ایمیلم چیزی تعریفی از گیرنده یا پیغام صمیمانه باشد. برای مثال «تشکر از پیغام عمیقت» یا «امیدوارم بقیه هفته‌ات هم خوب بگذرد.» هدف از بیشتر ایمیل‌‌ها ارتباط گرفتن است (بهبود دادن اعتماد و ارتباط) و در مرحله بعدی تبادل(پرسیدن سوال یا پاسخ‌دادن به آن، بیان کردن یک ایده و غیره)
وقتی در حال رسیدگیِ روزانه خود به ایمیل‌‌ها هستید، ایمیل‌‌ها را از بالا به پایین بررسی کنید. اگر چیزی را جا بیاندازید ناکارآمد خواهد بود. باید بتوانید به همه ایمیل‌‌ها رسیدگی کنید، پس، از بالا شروع کنید (جدیدترین). هنگامی صندوق‌ پستی شما در بیشتر روز تمیز است (یا حداقل یک بار در هفته)، احتمالا احساس سبکی و شادی بیش‌تری خواهید داشت. امتحانش کنید.

به داشتن تعدادی قالب برای ایمیل‌ فکر کنید. هر وقت دیدید که در حال پاسخ دادن به یک محتوای مشخص هستید، ممکن است زمان آن باشد که محتوا را یک بار آماده کنید و به صورت یک قالب ذخیره کنید. هر زمان که به ایمیل‌‌هایی از آن نوع رسیدید، این سند را باز کنید.

فقط تعداد کمی از ایمیل‌‌ها را باز کنید و بقیه را آرشیو یا پاک کنید. بیشتر ما در خبرنامه‌های بسیاری ثبت‌نام می‌‌کنیم و هر چند ماه یک‌بار متوجه می‌‌شویم تعداد خبرنامه‌هایی که در آن‌ها مشترک شده‌ایم، بیشتر از آن است که بتوانیم همه‌شان را بخوانیم. راه‌حل ساده این است که فقط به ایمیل‌‌های شخصی و خصوصی پاسخ دهید. بقیه؟ بر اساس آن هفت طبقه‌بندی که پیش‌تر گفته شد، رده‌بندی کنیدشان و بعد یاد بگیرید که چطور این ایمیل‌‌ها را به سرعت هر چه بیشتر حذف یا آرشیو کنید. برای مثال در ایمیل خودتان، می‌‌توانید با زدن چک‌باکس Select all در بالای صفحه، همه پیغام‌ها را انتخاب کنید و بعد «آرشیو» را بزنید تا از شر همه خلاص شوید.
من این کار را پس از پاسخ‌دادن به ایمیل‌‌هایی که نیاز به پاسخ دارند انجام می‌‌دهم. بعد، سریع بقیه را آرشیو می‌‌کنم.
به داشتن تعدادی قالب برای ایمیل‌ فکر کنید. هر وقت دیدید که در حال پاسخ دادن به یک محتوای مشخص هستید، ممکن است زمان آن باشد که محتوا را یک بار آماده کنید و به صورت یک قالب ذخیره کنید. هر زمان که به ایمیل‌‌هایی از آن نوع رسیدید، این سند را باز کنید.
اگر در حین رسیدگی به ایمیل‌‌ها زمان اضافه داشتید، می‌‌توانید در وقت اضافه به پوشه ایمیل‌‌هایی که پاسخ یا خواندنِ آن‌ها اختیاری است بروید و سری بهشان بزنید. به یاد داشته باشید: این‌ها انتخابی هستند، پس هر زمان فقط کمی وقت برایشان اختصاص دهید. تعادل در زندگی مهم‌تر از پاک کردنِ پوشه‌های اختیاری است.
البته این‌ها فقط پیشنهاد هستند و ممکن است کار شما نیازمند این باشد که به روش خاصی به ایمیل‌‌هایتان رسیدگی کنید. از این قوانین به عنوان یک نقطه شروع برای سازمان‌دهی ایمیل‌‌ها استفاده کنید و بعد قوانین خودتان را برای رسیدگی به شلوغی صندوق‌ِ پستی‌تان وضع کنید.