سازمان ملل متحد در تحقیقات و پژوهشهای اخیر که از حدود ۵ سال پیش تا کنون ادامه داشته به این نکته اشاره کرده است که اطلاعات آزاد می‌تواند به گشودن عرضه، تولید و انتشار دانش محلی و جهانی شود. لازم به ذکر است که گردش‌آزاد اطلاعات دولتی و اطلاعات باز/آزاد برای تمامی دولت‌ها حیاتی است. موسسه اطلاعات باز (Open Information Foundation) براساس گزارش شرکت مک‌کینزی «۷ بخش به تنهایی می‌توانند ۳ میلیارد دلار در سال ارزش افزوده را به واسطه اطلاعات آزاد ایجاد کنند». «آزادی اطلاعات» و «حق دسترسی به اطلاعات»، به این معنی است که اکثر شهروندان توانایی دسترسی به بخش اعظمی از اطلاعات دولتی غیرمحرمانه و حساس را داشته باشند، که برای شفافیت دولت و از بین بردن فساد اقتصادی امری حیاتی است. چندان که آزادی اطلاع‌رسانی و دسترسی به اطلاعات در قرون جدید و پسا‌رنسانس به «رکن اصلی دموکراسی» تعبیر می‌شود.
بی‌هیچ شک اطلاعات باز و آزاد سیاست عمومی بسیار مهمی است و دغدغه اصلی کشورهای در حال توسعه قرار گرفتن در مسیر صحیح توسعه و عدالت و شفاف‌سازی است؛ از سوی دیگر آمار و پژوهشهای رخ‌داده در سازمان‌های بین‌المللی، بیانگر آن است که از مهم‌ترین عوامل در رشد و توسعه کشورها، «حکمرانی خوب» است. چنان که حکمرانی خوب را بنیان توسعه خوانده‌اند. حکمرانی خوب از جمله مباحث تازه‌ای است که در دو دهه اخیر توجه پژوهشگران و محافل علمی و بین‌المللی جهان را به سوی خود جلب کرده است. به این دلیل که حکمرانی خوب به چرخش آزاد اطلاعات بستگی دارد و حکمرانی خوب نیز از ملزومات توسعه است، امروزه همه صاحب‌نظران به این موضوع معترف هستند که باید افراد به اطلاعات دولتی دسترسی بیشتری دارا بوده و مسائل مالی و سیاسی در دولت شکلی شفافتر به خود گیرد.
در تحقیقاتی جدید در کمیسیونی در اروپا بر روی پژوهش و مطالعه‌ای کار می‌شود که با استفاده از این پژوهش، بتوان چرخش آزاد شکاف‌ها را بین دولت و اصحاب عرصه اطلاع‌رسانی کاهش دهند و درک متقابل هر یک را نسبت به موضع بالاتر ببرند. بر این اساس آنها افراد را تشویق می‌کنند تا اطلاعات خود را به وسیله نرم‌افزارهای آزاد / متن‌باز منتشر نمایند. همچنین دولت‌ها نیز می‌توانند با استفاده از نرم‌افزارهای آزاد و یا حتی تولید نرم‌افزارهای دولتی به شکل متن‌باز به آزادی چرخه گردش اطلاعات، کمک کنند. این پژوهش و مطالعه تا به حال در ۱۴۰ شهر از ۶ کشور جهان برای گسترش و توسعه و انتقال دید مناسب درباره آزادی اطلاعات، مشغول اطلاع رسانی و پژوهشهای محلی هستند.
نکات کلیدی به دست آمده از سطح بلوغ شهرهای مورد پژوهش در زمینه چرخش آزاد اطلاعات را می‌توان به موارد زیر خلاصه کرد؛
- ۱۷ درصد از آنان هیچ گونه آشنایی و ارتباطی با اطلاعات آزاد نداشته و با این موضوع کاملا غریبه بودند
- ۲۴ درصد آنان تجارب کمی در مورد اطلاعات آزاد داشتند؛ مانند برخی اطلاعات خاص و نه اطلاعات شهری و یا اطلاعات سیستماتیک و مهم
- ۴۷ درصد از این شهرها از تجارب نسبتا متوسط و خوبی در زمینه اطلاعات آزاد و چرخش اطلاعات برخوردار بودند. با این حال سیاست مشخصی در قبال انتشار اطلاعات و یا قوانین مرتبط با اطلاعات آزاد در آنان وجود نداشت و همچنین به صورت شفاف مشخص نبود که چه مواردی باید محرمانه باشد و غیره.
- ۱۲ درصد از شهرها نیز تجربیات پیشرفته و بالایی را در این زمینه دارا بودند؛ از سیاست‌های شفاف و درگاه‌های اطلاع‌رسانی اینترنتی شهری، بسیار خوبی برخوردار بودند و به طور کلی در شرایط مطلوبی قرار داشتند.
همچنین بر اساس پژوهش صورت گرفته در این پژوهش و مطالعه مشخص شد که ۱۰ درصد از شهرها اصولا دارای سامانه اطلاع‌رسانی یا پایگاه اینترنتی و حتی درگاه منسجم ارتباطی برای ارائه اطلاعات دولتی و شهری نبوده و در زمینه ارائه اطلاعات آزاد و چرخش اطلاعات، پیشرفت خاصی نداشته‌اند. همچنین ۱۷ درصد از آنان به یک درگاه ملی اطلاع‌رسانی آزاد برخوردار بودند و ۴۴ درصد از آنان از درگاه محلی برای ارائه اطلاعات آزاد دارا بوده و ۲۹ درصد از آنان نیز هم دارای درگاه محلی بودند و هم درگاه ملی.
در پایان نیز بر اساس قالب انتخابی برای انتشار آمار و اطلاعات دولتی و قرار دادن آن در اختیار مردم، حدود ۷۷ قالب مجزا در حال استفاده است که برخی از این قالب‌های انحصاری و برخی دیگر نیز آزاد / متن‌باز بودند. برخی از این قالبها نیز قالب‌های تخصصی برای برخی امور خاص علمی و آماری بودند. پر‌کاربرد‌ترین قالب را می‌توان قالب CSV که نوعی قالب صفحه گسترده است، دانست که قالب ۶۲ درصد از پرونده‌های ارائه شده را شامل می‌شد. قالب بعدی نیز قالب XML بود که یک زبان نشانه‌گذاری دیگر مانند HTML است. یکی دیگر از قالب‌های پر‌کاربرد دیگر که برای نگاهداری اسناد و جداول صفحه‌گسترده به کار می رود همان پرونده‌های برنامه اکسل مایکروسافت یعنی XLS بود که با وجود انحصاری بودن در اکثر نرم‌افزارهای تحت‌وب، گوشی‌هوشمند و یا آزادی چون لیبره‌آفیس قابل ایجاد و مشاهده است.
اکثر شهرها اطلاعات خود را با استفاده از یک یا دو سه قالب خاص منتشر کرده‌اند. بااین‌حال در رسم زیر می‌توانید نموداری از ۱۰ قالب محبوب در ارائه اطلاعات آزاد در این شهرها را مشاهده نمایید؛
براساس پژوهش این گروه مشخص گشته است که حداقل نیمی از شهرها درک صحیحی از مزایای مرتبط با استفاده از برخی قالب‌های مورد استفاده خود ندارند؛ براین‌اساس اکثر شهرهای مورد پژوهش توسط این پژوهش و مطالعه نشان می‌دهد که به جز معدود شهرهای پیشرفته اکثر این شهرها از قالب‌های مناسب برای انتشار اطلاعات استفاده نمی‌کنند. بر اساس استانداردهای جاری بین‌المللی برای انتشار اطلاعات به صورت آزاد، اطلاعات باید از قالب‌های خاصی استفاده نمایند که برای محتوایی که قرار است توسط آن ارائه شود کاملا مناسب باشند و علاوه‌بر‌این موضوع بهتر است متن‌باز و آزاد باشند. زیرا اگر وابسته به فناوری و نرم‌افزار خاصی باشند، قابلیت انتقال کمتری خواهند داشت؛ به شکلی که اگر نرم‌افزار ایجادکننده آن پرونده تغییر یافت به راحتی توانست به ویرایش و مشاهده آن داده‌ها پرداخت.
همان طور که اشاره‌شده استفاده از قالب‌های آزاد یکی از بهترین روش‌های انتشار محتواست که تضمین می‌کند اطلاعات عرضه شده بدون وابستگی به نرم‌افزار خاصی قادر به مشاهده و ویرایش باشند. بدون این ویژگی عملا بخشی از آزادی چرخش اطلاعات محدود به افراد خاصی خواهد شد که دسترسی به نرم‌افزار مورد استفاده برای ایجاد پرونده، داشته و می‌توانند از آن استفاده نمایند. بنابراین بهتر است برای ارائه اطلاعات از نرم‌افزارهای آزاد / متن‌باز استفاده شود.
در ابتدا اکثر افراد حتی در گروه پژوهشی مورد اشاره از مدل داده‌های پیوندی متن‌باز (آزاد) LOD حمایت می‌کردند که داده‌های مورد نیاز را به صورت مجموعه‌ای به هم پیوسته ذخیره می‌نمود. همچنین در این مدل از روش آر‌دی‌اف «RDF» برای ذخیره و بازیابی معنای قابل پردازش توسط ماشین بکار می‌فت؛ به این دلیل که این مدل با زبان اکس‌ام‌ال نوشته می‌شود؛ در تمامی ویرایشگرهای متنی قابل ویرایش است. بااین‌حال به دلیل پیچیدگی این مدل و سختی یادگیری ایجاد چنین پرونده‌هایی، این مدل دیگر توسط افراد غیرحرفه‌ای و عادی استفاده نمی‌شود، به این‌خاطر این مدل رواج زیادی در شهرهای مورد پژوهش شده ندارد.
در طی سالیان مختلف استفاده از قالب زبان نشانه‌گذاری اکس‌ام‌ال در حال افزایش است. این زبان قدرت بالایی در نمایش اطلاعات مختلف به صورت‌های مختلف دارد که برتری خاصی به آن بخشیده است. از دیگر مزایای آن می‌توان به امکان ارائه آسان و راحت آن در درگاه‌های اینترنتی اشاره کرد که حتی می‌توان آن را با پایگاه اینترنتی و دیگر مطالب به صورت درونی ارائه داد. این قالب کاربردهای فراوانی دارد و از ساختار بسیار ساده‌ای نیز برخوردار است به عنوان مثال اکثر برنامه‌های گرافیکی از ساختار اکس‌ام‌ال برای چیدمان عناصر بصری نرم‌افزار خود استفاده می‌کنند؛ مانندِ گوگل اندروید که از اکس‌ام‌ال برای طراحی عناصر گرافیکی نرم‌افزارهای کاربردی خود بهره می‌برد.
اخیرا قالب جدید و متن‌بازی با نام سی‌اِس‌وی «CSV» یا (مقادیر جدا‌شده با ویرگول) مورد استفاده قرار می‌گیرد که داده‌های آن با ویرگول از هم جدا می‌شوند. پرونده‌هایی که با استفاده از چنین روشی ایجاد شده‌اند را می‌توان با استفاده از نرم‌افزارهای اکسل و کلک (calc) لیبره‌آفیس باز نمود. سی‌اِس‌وی را می‌توان یکی از محبوب‌ترین قالبها برای ارائه محتوای صفحه‌گسترده دانست که به صورت گسترده توسط شهرهای مورد پژوهش نیز استفاده شده است. از مزایای آن نسبت به اکس‌ام‌ال می‌توان به سادگی کار با آن اشاره کرد؛ علاوه‌بر‌این بدون نیاز به نرم‌افزار خاص و تنها با یک ویرایشگر ساده نیز قابل ویرایش است. همچنین زبان‌هایی مثل پایتون و پِرل نیز از توابع درونی خاصی برای کار با این پرونده‌ها برخوردارند که توسط نرم‌افزارهای نوشته شده در این برنامه‌ها نیز می‌توان داده‌های ذخیره شده در این قالب را پردازش کرد.
به‌طور‌کلی از تمام موارد گفته شده و با وجود مدل ارائه داده پیشرفته LOD و آر‌دی‌اف که توسط اکثر شهرهای مورد پژوهش استفاده نشده‌اند می‌توان گذاره‌های زیر را نتیجه گرفت؛
- دارندگان اطلاعات شهری سادگی و راحتی استفاده از قالب سی‌اِس‌وی را ترجیح می‌دهند
- طرف‌داران اطلاعات باز همواره از سی‌اِس‌وی در مقابل مدل‌هایی مثل آر‌دی‌اف، پشتیبانی کرده و معتقدند اطلاعات آن وضوح بیشتری دارند
- گروه در‌حال‌رشد و بزرگی از برنامه‌نویسان و توسعه‌دهندگان ترجیح می‌دهند به جای استفاده از بانک‌های اطلاعاتی و غیره، از قالب سی‌اِس‌وی استفاده نمایند که انعطاف بیشتری را برای کار با داده‌ها، فراهم می‌کند
- شهروندان عادی آرزو دارند از اطلاعات در قالب سی‌اِس‌وی استفاده نمایند؛ زیرا چنین قالب‌هایی برای استفاده توسط آنان بسیار راحت‌تر و مناسب‌تر است تا استفاده از ساختار پیشرفته اکس‌ام‌ال و آر‌دی‌اف.
استفاده گسترده از اطلاعات ساده و آسانی چون سی‌اِس‌وی، نشان می‌دهد که قالبی که اطلاعات را با پیچیدگی کمتری در خود نگاهداشته و نمایش دهد؛ بسیار بیشتر از قالب‌های پیشرفته مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین کاربران حرفه‌ای و توسعه‌دهندگان نیز برای انعطاف و راحتی بیشتر در هنگام برنامه نویسی چنین قالب‌هایی را به دیگر قالبها ترجیح می‌دهند.